Сначала у клиента была типичная для растущего дистрибьютора картина:
- Номенклатура росла быстро,
- учет шел в Excel,
- бумажных таблицах и в памяти сотрудников.
- Одно и то же действующее вещество могли завести дважды.
- Партии с разными сроками годности путались.
На фоне роста объемов даже маленькая ошибка уже била по остаткам и отгрузке. Мы фиксировали это не по жалобам, а по реальным расхождениям в учете.
Отдельная проблема была в инвентаризации. Ее проводили каждый месяц. Сотрудники выезжали на склады, пересчитывали паллеты, сверяли данные из бумажных документов, но расхождения со складским и финансовым учетом все равно доходили до 5-7%. При высокой нагрузке и с непрерывным движением товара такой порядок уже не работал.
Какие проблемы возникают при ручном учете партий и остатков у дистрибьютора СЗР
Если говорить просто, у клиента накопилось сразу несколько сбоев. Хаотичный справочник рождал дубли. Партии с разными сроками годности не давали единой картины. Возвраты и перемещения приходилось перепроверять вручную. Остатки на складе и в системе расходились. Руководитель не доверял цифрам до конца.
Чаще всего это выглядело так:
- одна и та же позиция заведена по-разному;
- сроки годности видны не по всем партиям;
- при заказе легко ошибиться в количестве и упаковке;
- сотрудники тратят слишком много дней на сверки;
- учет тормозит продажи, логистику и склад.
В таком режиме любая ручная правка тянула за собой новую. Ошибка в партии давала неверный остаток. Неверный остаток запускал следующую цепочку исправлений.
Как автоматизация помогает контролировать остатки, партии и ошибки в учете
Мы пошли не от интерфейса, а от логики учета в 1С:Комплексная автоматизация. Сначала выстроили жесткий справочник номенклатуры и настроили отборы по составу и действующему веществу, чтобы убрать дубли. Потом добавили аналитику по производителю и поставщику. После этого включили серийный учет, где серия содержит номер партии и срок годности до дня. Система стала блокировать отгрузку просрочки.
Отдельно мы настроили упаковки и контроль кратности. Теперь система сама пересчитывает единицы хранения, а некратное количество нельзя ввести уже на этапе документа. В результате время на выбор номенклатуры и заполнение документов сократилось в 3 раза. Инвентаризация вместо ежемесячной стала проходить 1 раз в год. Сотрудники перестали тратить 12 дней в году на выезды и ручные пересчеты. Главное, появилось доверие к системе: финансовый директор верит себестоимости, логист видит реальные остатки, а отдел продаж понимает, что можно отгрузить без лишнего риска.